Circular N° 40/2015 SII (05-06-2015): Expedientes electrónicos en la fiscalización del artículo 21 | BuscadorTributario

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CIRCULAR N° 40 Emisor: Servicio de Impuestos Internos Departamento: Asesoría Jurídica Fecha: 5 de junio de 2015 Materia: Imparte instrucciones acerca de las modificaciones introducidas por la Ley 20.780 al artículo 21 del Código Tributario en materia de empleo de expedientes electrónicos Referencias normativas: - Código Tributario, Art. 21 - Ley 20.780, Artículo 10, N° 10 --- La Ley 20.780, publicada en el Diario Oficial del 29 de septiembre de 2014, en el N° 10 de su artículo 10 incorporó tres nuevos incisos en el artículo 21 del Código Tributario, facultando a este Servicio para dejar constancia de las actuaciones que realice en uno o más expedientes electrónicos, acopiando en ellos los antecedentes aportados por el contribuyente en los procedimientos de fiscalización. De acuerdo a la enmienda señalada, la implementación de expedientes electrónicos es una opción para el Servicio, que puede hacer efectiva en todos los procedimientos administrativos que le corresponda sustanciar. Un expediente administrativo es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a una resolución administrativa, incluyendo las diligencias encaminadas a ejecutarla. El expediente electrónico se ha definido conceptualmente como "el conjunto de documentos electrónicos sobre un determinado asunto ordenados secuencialmente, cuya gestión desde su creación, tratamiento archivístico —comprende la aplicación de los procesos técnicos archivísticos de organización, descripción y valoración—, conservación y servicio se ejecuta íntegramente mediante la aplicación de la tecnología informática." España — La Ley 11/2007, de 22 de junio, sobre Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, se refiere en su artículo 32 al expediente electrónico como el "conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan." Colombia — La Ley 1437, de 18 de enero de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, contempla la siguiente definición: "El Expediente Electrónico es un conjunto de documentos electrónicos que hacen parte de un mismo trámite o asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan, y que se encuentran vinculados entre sí para ser archivados." Uruguay — Según el autor Rubén Correa Freitas, "Constituye un expediente electrónico aquella serie ordenada de documentos que se tramitan en la Administración Pública por vía informática, integrado por documentos públicos y documentos privados. La necesaria e imprescindible intervención de funcionarios públicos en la tramitación de un expediente en la Administración Pública le confiere el carácter de documento público a las actuaciones contenidas en el mismo." Si bien el artículo 19 de la Ley N° 19.880 permite la sustanciación del procedimiento administrativo por medios electrónicos, no existe en nuestra legislación una definición específica de expediente electrónico. La jurisprudencia administrativa emanada de la Contraloría General de la República ha reconocido aspectos relevantes de este procedimiento, por ejemplo, la existencia del principio de equivalencia de soportes, en virtud del cual considera que un sitio o página de Internet es un archivo idóneo para contener en formato digital información de diversa naturaleza, tanto escrita como audiovisual. La Contraloría ha estimado que: - No habría inconveniente en que ciertos procedimientos administrativos se puedan realizar en su totalidad por medios electrónicos, pero siempre manteniendo la posibilidad de recurrir al sistema tradicional, a fin de garantizar que los interesados puedan hacer sus solicitudes y acompañar antecedentes en soporte papel. - No hay inconveniente en formalizar un acto administrativo a través de un medio electrónico, siempre que se verifique el nivel de resguardo y seguridad que garantice la integridad y disponibilidad de

Circular N° 40 de 2015

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