Oficio N° 2917/2019 SII (29-11-2019): Acreditación de gastos con fotos digitalizadas | BuscadorTributario

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CÓDIGO TRIBUTARIO – NUEVO TEXTO – ART. 17 – LEY SOBRE IMPUESTO A LAS VENTAS Y SERVICIOS, ART. 54, ART. 58 – LEY SOBRE IMPUESTO A LA RENTA, ART. 3. (ORD. N° 2917, DE 29.11.2019) Acreditación de gastos ante el Servicio de Impuestos Internos mediante fotos digitalizadas. Se ha consultado a este Servicio sobre sobre la posibilidad de acreditar gastos ante este Servicio mediante fotos digitalizadas de los comprobantes de pagos efectuados con tarjeta de crédito. I ANTECEDENTES De acuerdo a su presentación, su representada es una sociedad del giro de venta al por mayor de vinos y bebidas alcohólicas de fantasía y otros. En la actualidad se encuentra desarrollando un proyecto para implementar un nuevo sistema de rendición de gastos de sus empleados, llamado TTTT, que funciona mediante una integración directa del banco con sus tarjetas de crédito. De esta forma, cada empleado que efectúe un gasto (representación, consumo, invitaciones, reuniones de trabajo, combustible, etc.) y lo pague con tarjeta de crédito, propia o de la empresa, utilizará una aplicación de su teléfono para tomar una foto a los respaldos de gastos a rendir y, al digitalizar dicho comprobante, esta aplicación lo clasifica según los parámetros que se configuran en el sistema. Este software tiene por objeto un uso eficiente de recursos administrativos, permitiendo llevar un control de gastos en tiempo real y, al mismo tiempo, mantener disposición en línea de los respaldos de los gastos en formato digital, evitando la pérdida de documentos o el desvanecimiento de las impresiones en boletas o vouchers de tarjetas de crédito, que después de cierto tiempo se borran o tornan ilegibles. En su opinión, la foto digitalizada del comprobante de la transacción es un medio apto y suficiente para sustento del gasto que en este se consigna, sin embargo entiende que bajo una interpretación conservadora de la actual normativa debería seguir manteniendo el respaldo físico de estos documentos, por lo que solicita se le confirme la posibilidad que este Servicio considere como prueba suficiente de los gastos incurridos una copia digital fidedigna del respaldo original, disponible con un número único y correlativo y de fácil acceso. En sustento de su posición cita el artículo 17 del Código Tributario y los artículos 54 y 58 de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios, entre otros. II ANÁLISIS Previo al análisis de la cuestión planteada, se informa que el presente oficio se refiere exclusivamente a la posibilidad de aceptar, como prueba de un gasto, la fotografía digitalizada de un comprobante de compra efectuada con tarjeta de crédito, excluyéndose del análisis, por tanto, cualquier inferencia para los efectos de justificar la procedencia del gasto en sí mismo (es decir, si el gasto es o no necesario para producir la renta). Precisado lo anterior, y de acuerdo al artículo 17 del Código Tributario, los libros de contabilidad junto con la documentación correspondiente deben conservarse mientras esté pendiente el plazo que tiene el Servicio para la revisión de las declaraciones. La norma obliga a conservar dichos documentos, siendo la primera opción conservar los documentos originales durante el plazo indicado. No obstante, el contribuyente puede adoptar las precauciones necesarias para preservarlos de la mejor forma posible, entre las cuales se 2 cuenta su digitalización, siempre que ésta implique un fiel e íntegro reflejo respecto del original emitido en papel. Al efecto cabe recordar además que, de acuerdo a la letra d) del artículo 2° de la Ley N°19.799, esta fotografía digitalizada al ser una representación de una imagen, creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrónicos constituirá un documento electrónico, en la medida que sea almacenada de un modo idóneo para permitir su uso posterior. Por otra parte, para efectos de la Ley sobre Impuesto a la Renta, el artículo 31, inciso primero, exige que los gastos se acrediten o justifiquen de manera fehaciente ante este Servi

Oficio N° 2917 de 2019

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